Un entretien est une phase d’interaction et d’échange d’informations. Il se doit d’être structuré et son plan doit être clair pour l’ensemble des participants au travers d’une explication initiale du déroulé. N’oubliez pas que de votre côté, vous savez comment fonctionne le SIJ mais que l'usager n’a pas ces informations !

L’objectif du premier entretien au SIJ est de recueillir toutes les données nécessaires permettant de comprendre la situation de l'usager et ses attentes. Après les présentations d'usage, il doit se structurer suivant ces étapes :

 

 
  • L’entame de l’entretien 

Cette phase correspond à l’annonce du contrat qui vous lie avec l’usager. Elle est primordiale car elle permet de poser les termes de l’échange et de régler les possibles différences existantes entre l’offre du service et les attentes de l'usager. Elle est importante dans toutes les typologies d’entretiens. Au SIJ, cette phase comprend obligatoirement les parties suivantes :

  1. Le rappel du fonctionnement du service et du cadre de l’entretien : fonctionnement du service (service d’information juridique, qui se déroule en 2 temps, confidentialité des échanges, gratuité du service) – et cadre de l’entretien : à ce stade, vous pouvez indiquer notamment le temps dont vous disposez pour les échanges (45 minutes) ;
  2. Le recueil du consentement de l'usager : vous vous assurez qu’il a bien compris le fonctionnement. C’est également souvent le moment opportun pour vous assurer qu’il a pris connaissance du document de fonctionnement et pour recueillir une version signée de ce document (à conserver dans le dossier) ;
  3. L’explication des objectifs du premier entretien : vous devez expliquer que votre objectif est de comprendre la situation de l'usager, ses questions, et de recueillir toutes les informations nécessaires pour pouvoir réaliser une information juridique au second rendez-vous.
  • La phase de collecte d’informations 

Cette phase qui concentre la majeure partie du temps de l’entretien sert à recueillir toutes les informations nécessaires à l’étude du dossier. Elle se base sur des phases d’écoute des éléments transmis spontanément par l'usager, des phases de questions pour venir préciser des informations juridiques importantes et des moments d’interactions qui permettent de créer du lien et de favoriser les échanges avec l'usager. 

Cette phase de collecte est à la fois technique et intuitive, car durant cette partie, vous devrez évaluer au fur et à mesure votre progression en jaugeant les éléments dont vous disposez et ceux qui vous manquent encore. Durant cette phase, vous devrez également vérifier les documents mis à votre disposition par l'usager, leur pertinence et éventuellement demander à ce qu’on vous transmette les documents manquants. C’est également durant cette phase que peuvent intervenir des imprévus liés à la gestion des émotions de l'usager ou au respect des règles déontologiques du SIJ. Ces éléments seront étudiés plus en profondeur dans les chapitres suivants.

  • La clôture du premier entretien

Cette phase de clôture ne doit pas être sous-estimée. Elle est également primordiale puisqu’elle vient conclure les premiers échanges et préparer le second entretien. Dans cette étape doivent être abordés les points suivants :

  1. Clarifier les questions qui vont faire l’objet de l’étude et vérifier la concordance avec les attentes de l'usager : vous indiquez à l'usager les points sur lesquels vous allez centrer votre étude afin de vérifier que cela correspond bien à ses attentes et vous corrigerez d’éventuels incompréhensions ou oublis ;
  2. Rappeler l’éventuel besoin de certaines données complémentaires : si lors de la phase de collecte d’informations vous avez identifié des documents ou informations nécessaires, vous devrez rappeler la liste à l'usager en lui indiquant les moyens de transmission (cliniquedudroit@u-bordeaux.fr) ;
  3. Confirmer le second entretien et en rappeler les objectifs et conditions : vous vous assurez que l'usager est disponible pour le second entretien et vous lui indiquez que la restitution des informations sera faite uniquement oralement mais que la prise de note est autorisée, tout comme la possibilité de se faire accompagner.

Lors de votre présentation, vous pouvez vous annoncer comme juriste au sein du SIJ, en précisant votre spécialisation, si elle est en rapport avec la demande de l'usager.

(Expl. À ÉVITER : Je suis étudiant dans le M2 Droit des collectivités territoriales / À PRIVILÉGIER : Je suis juriste spécialisé en droit public).